بوابة التنسيق الإلكتروني للجامعات اليمنية
جامعة ذمار

أمانة شئون مجلس الجامعة

2016-03-12 أمانة شئون مجلس الجامعة

إدارة أمانة شئون مجلس الجامعة :

­ مادة (  18 ) تعتبر إدارة أمانة شئون مجلس الجامعة المستوى الإداري المسؤل عن :

1-   التنظيم والترتيب والتجهيز والجدولة للمواضيع وفق ما يرد من المجالس في الكليات والمعاهد والمراكز التابعة للجامعة ورئيس الجامعة وعن متابعة تلقي المحاضر والقرارات الصادرة من مجالس الكليات أو المعاهد أو المراكز التابعة للجامعة بعد عقد الاجتماعات للمجالس بحيث تعرض على رئيس الجامعة ومجلس الجامعة أذا كانت مخالفة للقوانين
 أو القرارات أو اللوائح التنظيمية التى تعمل بها الجامعة  على أن يكون البرنامج الزمني المقر على النحو التالي :

‌أ.            مجلس القسم وموعد عقد اجتماعاته  في بداية الأسبوع الأول من كل شهر .

‌ب.             مجلس الكلية أو المعهد أو المركز التابع للجامعة وموعد عقد اجتماعاته في بداية الأسبوع الثاني من كل شهر .

‌ج.            المجلس الأكاديمي  و مجلس الدراسات العليا والبحث العلمي ومجلس شؤون الطلاب  ومجلس شؤون المكتبات والتوثيق والنشر والترجمة والذي تعقد اجتماعاتها في بداية الأسبوع الثالث من كل شهر .

‌د.            مجلس الجامعة والذي محدد اجتماعه في بداية أو نهاية الأسبوع الرابع من كل شهر .

2-                     صياغة وتدوين قرارات مجلس الجامعة في محاضر بحيث تكون موقعة من رئيس الجامعة وأمين السر كما يتم عرض كلاً منها في الاجتماع التالي للمجلس لإقرارها وحفظها وتوزيعها ومتابعة الجهات المعنية لتنفيذها ورفع تقرير عن ما تم تنفيذه وما لم ينفذ بصورة منتظمة إلى المدير العام.

كما يتم أثبات أسماء أعضاء المجلس في قائمة توقع من الحاضرين وترفق بالمحضر في كل اجتماع  .

 

مادة (19) تتكون إدارة أمانة شئون مجلس  الجامعة من الاقسام التالية :

‌أ.       قسم التوثيق والصياغة.

‌ب.   قسم السكرتارية والتنظيم .

‌ج.   قسم المتابعة  .

 

‌أ.قسم التوثيق والصياغة :

مادة (   20  ) يمارس قسم التوثيق والصياغة المهام والاختصاصات التالية :

1.            تلقي كل ما يرد من قرارات صادرة من مجالس الكليات أو المعاهد أو المراكز التابعة للجامعة بعد التأكد من أولياتها وأرشفتها وحفظها في أماكن خاصة بها .

2.            فتح السجلات اللازمة لتدوين كافة الوثائق المحفوظة .

3.            صياغة وجدولة جدول الأعمال حسب المواضيع وأهميتها .

4.            حضور الجلسات بصفة ( سكرتارية ) .

5.            تبييض المسودة للمحضر بصورة أولية وعرضها على رئيس الجلسة  .

6.            صياغة المحضر بشكله النهائي بالتنسيق مع الشئون القانونية   .

7.            تقديم الآراء والمقترحات لتطوير الأداء كتقارير دورية تقدم إلى مدير الإدارة  .

8.            اية مهام واختصاصات يكلف بها القسم تتفق وطبيعة عملة من مدير الادارة .

 

 

‌ب.  قسم السكرتارية والتنظيم :

مادة ( 21  ) يمارس قسم السكرتارية والتنظيم المهام والاختصاصات التالية :

1.            تصوير ونسخ جميع كل ما يتعلق بجميع المواضيع التى ستناقش في الجلسة وفق جدول الأعمال لكل جلسة وكذلك ترتيبها وتجهيزها وتوزيعها على جميع ملفات أعضاء المجلس  .

2.            المتابعة المباشرة  لتوفير وتجهيز المتطلبات اللازمة لأعضاء المجلس قبل عقد الجلسات  (بنصف ساعة)

3.            طباعة مسودة المحاضر بعد صياغتها بشكل نهائي   .

4.            فتح السجلات اللازمة لتنظيم السكرتارية  .

5.            تقديم التقارير الدورية عن القسم وآفاق تطوره إلى مدير الإدارة

6.            اية مهام واختصاصات يكلف بها القسم تتفق وطبيعة عملة من مدير الادارة .

 

 

قسم المتابعة  :

مادة (   22  ) يمارس قسم المتابعة  المهام والاختصاصات التالية :

1.            توزيع الدعوة الموجهة من رئيس المجلس بحيث تكون مرفقة بجدول الأعمال إلى كل أعضاء المجلس قبل يومين على الأقل من موعد الاجتماع  .

2.            أشعار المجالس بالكليات والمعاهد والمراكز التابعة للجامعة بداية كل عام بمواعيد الاجتماعات العادية للمجالس وفق ما هو مقر  .

3.            المتابعة المستمرة لرؤساء المجالس في الكليات والمعاهد والمراكز التابعة للجامعة لتسليم قراراتهم  أولاً بأول قبل موعد عقد مجلس الجامعة بخمسة أيام على الأقل .

4.            الإطلاع على المحاضر أولاً بأول وتحرير رسائل تحت تأشيرة رئيس الجامعة  إلى المعنيين بالتنفيذ في اليوم الثاني من عقد الجلسات مع أرفاق صورة من المحضر – كما يتم متابعة ما لم يتم تنفيذه والرفع بذلك أولاً بأول إلى مدير الإدارة والمدير العام ورئيس الجامعة مع الإشارة إلى المعني بعدم التنفيذ .

5.            تقديم التقارير الدورية عن القسم وآفاق تطوره إلى مدير الإدارة .

6.            اية مهام أو تكليفات أخرى من قبل مدير  الإدارة والمدير العام  .




-------------------------

مكتب رئيس الجامعة

مكتب رئيس الجامعة المزيد

السكرتارية والمحفوظات

السكرتارية والمحفوظات المزيد

أمانة شئون مجلس الجامعة

أمانة شئون مجلس الجامعة المزيد

نظم المعلومات والاتصالات

نظم المعلومات والاتصالات المزيد

كلمة رئيس الجامعة

كلمة رئيس الجامعة المزيد