بوابة التنسيق الإلكتروني للجامعات اليمنية
جامعة ذمار

السكرتارية والمحفوظات

2016-03-12 السكرتارية والمحفوظات

إدارة السكرتارية والمحفوظات :

مادة (13) تعتبر ادارة السكرتارية والمحفوظات المستوى الإداري .

1.            المسئول عن حفظ وحماية وتوثيق الوثائق وفهرستها وترقيمها بالاستعانة بأنظمة الحاسب الآلي بما يكفل عدم الوصول إلى أي وثيقة أو مذكرة إلا من خلال الموظفين المختصين بذلك 

2.            طباعة المذكرات والمراسلات أو الأوليات  الخاصة برئاسة الجامعة بعد موافقة رئيس الجامعة والمدير العام.

3.            أرفاق المسودات للمذكرات أو الرسائل وغيرها عند التوقيع عليها وتعميدها وتسحب عند تصويرها .

4.            فتح سجلات مختلفة تدون فيها كافة الوثائق المستلمة والمرسلة وتصنيفها حسب أهميتها .

5.            العمل على تطوير أساليب تداول المعاملات والوثائق والمعلومات بما يكفل تبسيط الاجراءات في المعاملات والحفظ والاسترجاع .

6.            عدم تزويد أي جهة أو شخص بأي وثيقة مهما تكن مكانته الإدارية داخل الجامعة إلا بعد الموافقة الخطية من مدير الإدارة والمدير العام .

7.            يخضع للمدير العام .

8.            تنفيذ أية مهام او تكليفات أخرى من قبل المدير العام .

 

مادة (14) تتكون إدارة السكرتارية والمحفوظات من الاقسام التالية :

‌أ.       قسم السكرتارية والمطبوعات .

‌ب.   قسم التصوير .

‌ج.   قسم السجلات والمحفوظات .

 

 

‌أ.       قسم السكرتارية والمطبوعات :

مادة (15) يمارس قسم السكرتارية والمطبوعات المهام والاختصاصات التالية :

1.            وضع سجلات وقيود لتنظيم الصادر والوارد وتسجيل البيانات الواردة عنها .

2.            تسهيل العمل على تسهيل أعمال السكرتارية والطباعة ونسخ الرسائل والتقارير وحفظها .

3.            اعداد المذكرات والمراسلات الموجهة من رئيس الجامعة وارسالها بعد توقيعها وتوثيقها وحفظ نسخ منها .

4.            الحفاظ على سرية المعلومات وعدم افشائها او عرضها الا بموجب تعليمات من مدير الادارة .

5.            تقديم التقارير الدورية الى مدير الادارة عن افاق تطور القسم .

6.            أية مهام واختصاصات أخرى يكلف بها القسم تتفق وطبيعة عمله .

 

‌ب.  قسم التصوير :

مادة (16) يمارس قسم التصوير المهام والاختصاصات التالية :

1.            العمل على نسخ كل ما يجب نسخه وتصويره وفق ما تتطلبه اعمال الادارات والاقسام بالادارة العامة اولا باول .

2.            الحفاظ على جميع الآلات والأجهزة وممتلكات الجامعة المصروفة لهذا الغرض .

3.            تحديد مكان مخصص للآلات .

4.            اقتراح الصيانة الدورية للآلات المسلمة للقسم بما يكفل استمرار تشغيلها وعدم عرقلة اعمال الادارة والاقسام .

5.            تقديم التقارير الدورية عن القسم وافاق تطوره الى مدير الادارة .

6.            أية مهام واختصاصات اخرى يكلف بها القسم من قبل مدير الادارة .

 

‌ج.   قسم السجلات والمحفوظات :

مادة (17) يمارس قسم السجلات والمحفوظات المهام والاختصاصات التالية :

1.            تدوين الوثائق والمعلومات في بطاقات خاصة لمعرفة وجودها وتنظيمها ووضع نظام لتداول هذه المعلومات .

2.            القيام بجرد الوثائق والمعلومات دوريا ومراقبة التعامل معها .

3.            حماية الوثائق المختلفة وحفظها في أماكن خاصة بها .

4.            فتح السجلات اللازمة لتدوين كافة الوثائق المحفوظة .

5.            استخدام صناديق ودواليب مختلفة لحفظ الوثائق .

6.            التخلص من المواد غير الضرورية والمنتهية مدتها بعد موافقة مدير الادارة والمدير العام ورئيس الجامعة بعد تدوينها في سجل خاص .

7.            العمل على تطوير اساليب ونظم الحفظ للوثائق واقتراح الاليات الحديثة لتسهيل وتبسيط الاجراءات في المعاملات والحفظ والاسترجاع .

8.            تقديم التقارير الدورية الى مدير الادارة عن القسم وافاق تطوره .

اية مهام واختصاصات يكلف بها القسم من مدير الادارة . 




-------------------------

مكتب رئيس الجامعة

مكتب رئيس الجامعة المزيد

السكرتارية والمحفوظات

السكرتارية والمحفوظات المزيد

أمانة شئون مجلس الجامعة

أمانة شئون مجلس الجامعة المزيد

نظم المعلومات والاتصالات

نظم المعلومات والاتصالات المزيد

كلمة رئيس الجامعة

كلمة رئيس الجامعة المزيد