بوابة التنسيق الإلكتروني للجامعات اليمنية
جامعة ذمار

مكتب رئيس الجامعة

2016-03-12 مكتب رئيس الجامعة

الفصل الأول : التسمية والتعريف

ماده (1)  تسمى  هذه اللائحة باللائحة الداخلية للإدارة العامة لمكتب رئيس الجامعة بجامعة ذمار .

ماده (2) لأغراض هذه اللائحة تكون الألفاظ والعبارات الواردة أدناه والمعاني المبينة أزاء كل منها – ما لم تدل القرينة خلاف  ذلك .

الجامعـــــــة : جامعة ذمار .

القــــــــانون : قانون الجامعات اليمنية .

رئيس الجامعة : رئيس جامعة ذمار .

الإدارة العامة : الإدارة العامة لمكتب رئيس الجامعة – جامعة ذمار .

المدير العام : المدير العام لمكتب رئيس الجامعة .

 

الفصل الثاني : الإدارة العامة لمكتب رئيس الجامعة .

مادة (3) تعتبر الإدارة العامة لمكتب  رئيس الجامعة المستوى الإداري المسؤول عن كل ما يتعلق بجميع الأعمال الإدارية الخاصة  بمكتب رئيس الجامعة .

ماده(4) تخضع الإدارة العامة لإشراف رئيس الجامعة مباشرة وتحدد مجمل أعمالها في الأتي:-

1.         تنظيم أعمال مكتب رئيس الجامعة بالصورة المؤدية إلى تيسير العمل وسرعة الإنجاز 

2.         تنظيم الأرشيف الخاص برئاسة الجامعة على أسس علمية سليمة وتوفير كافة البيانات والمعلومات اللازمة لرئيس الجامعة ومجلس الجامعة .

3.         ترتيب مواعيد المقابلات الشخصية لرئيس الجامعة ومواعيد الاجتماعات والمؤتمرات .

4.         تنظيم المقابلات والاجتماعات الرسمية لرئاسة الجامعة مع الجهات الاخرى وتحضير المعلومات اللازمة للمواضيع التي سيتم بحثها وحضور اللقاء وتدوين ما يدور فيه .

5.         التحضير لاجتماعات المجالس واللجان التي يرأسها رئيس الجامعة واعداد جداول أعمالها وتوجيه الدعوات لاعضائها .

6.         حضور اجتماعات المجالس واللجان التي يراسها رئيس الجامعة بصفة سكرتارية واعداد محاضرها وابلاغها للجهات المعنية داخل الجامعة ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها .

7.         متابعة وحدات الجامعة المختلفة لاعداد التقارير اللازم عرضها على رئيس الجامعة ومجلس الجامعة .

8.         متابعة ما يطلبه رئيس الجامعة من أي جهة داخل الجامعة ومتابعة الردود على خطابات رئيس الجامعة داخل الجامعة وخارجها – وكذا تأمين أتصالات رئيس الجامعة .

9.         إعداد المذكرات والمراسلات الموجهة من رئيس الجامعة وارسالها بعد توقيعها وتوثيقها وحفظ نسخ منها .

10.   تسليم المذكرات والمراسلات الواردة لرئاسة الجامعة ومجلس الجامعة وعرضها على رئيس الجامعة .

11.   توزيع ما يحيله رئيس الجامعة من المواضيع على الجهات المعنية ومتابعة تنفيذها .

12.   الاحتفاظ بنسخة من كافة الاتفاقيات العلمية والثقافية التي توقعها الجامعة بفروعها المختلفة مع الجهات الأخرى ومتابعة تنفيذ هذه الاتفاقيات ورفع تقارير دورية لرئيس الجامعة عن مستوى التنفيذ .

13.   متابعة توفير المتطلبات اللازمة لرئاسة الجامعة .

14.   جمع المعلومات التفصيلية والعامة وعمل قاعدة بيانات عامة لغرض حصول رئاسة الجامعة على المعلومات المتكاملة والمستجدة عن مواد الجامعة ونشاطات أجهزتها في تنفيذ المهام وتحليل مدى انسجامها مع الأهداف المرسومة في خطط وبرامج رئاسة الجامعة والتي تساعد في عملية اتخاذ القرارات .

15.   فتح قوائم وسجلات الرصد والتقييم المتعلقة بمستويات الاداء والانجاز وتنفيذ التعليمات وعرضها على رئيس الجامعة .

16.   إعداد التقارير التقييمية اليومية والأسبوعية والشهرية والفصلية والسنوية بما يجعل رئاسة الجامعة على اطلاع بكل ما يحدث في مجال مسئوليتها ويمكنها من التعرف على ذلك أولاً بأول .

17.   الحفاظ على سرية المعلومات وعدم إفشائها أو عرضها ألا بموجب تعليمات من رئاسة الجامعة .

18.   عرض المعلومات من خلال تقارير تفصيلية و إحصائية وبيانية وخرائط توضيحية وإصدارها في كتب ودوريات تساعد المهتمين في إعداد الأبحاث والدراسات العلمية في الحصول على معلومات رسمية ودقيقة

19.   إدارة البريد العام واقتراح نظام لعملية استلامه وتوزيعه والإشراف على تنفيذ هذا النظام بعد أقراره من رئيس الجامعة .

20.   اقتراح الخطط والبرامج المتعلقة بالنشاط الإعلامي للجامعة وتنفيذها بعد أقرارها من رئيس الجامعة.

21.   إعداد المواد الإعلامية المتعلقة بالجامعة .

22.   متابعة ما ينشر في وسائل الاعلام المختلفة عن الجامعة ورفع تقرير عنه واقتراح ما يلزم لذلك من ردود .

23.   متابعة الفعاليات والندوات  والمؤتمرات المتعلقة بالجامعة وإجراء الأرشفة الاعلامية لذلك .

24.   ترتيب استقبال وتوديع واستضافة ضيوف الجامعة من وفود رسمية وأساتذة زائرين وباحثين ومشاركين في فعاليات الجامعة ووضع البرامج المناسبة لزياراتهم .

25.   أنجاز معاملات السفر (جوازات – تأشيرات – وداع واستقبال) الخاصة بالوفود الرسمية المكلفة تمثيل الجامعة بالخارج أو الخاصة بأساتذة الجامعة الزائرين أو المسافرين للمشاركة في فعاليات بحثية أو للتفرغ في الخارج .

26.   ترتيب الحفلات التي تقيمها رئاسة الجامعة في المناسبات المختلفة .

27.   أي اختصاصات أو مهام أو تكليفات طارئة أخرى تكلف بها الإدارة العامة من رئيس الجامعة.

مادة (5) : تتكون الإدارة العامة لمكتب رئيس الجامعة من الإدارات التالية :

إدارة مكتب رئيس الجامعة

إدارة السكرتارية  والمحفوظات 

إدارة أمانة شئون مجلس الجامعة

 إدارة نظم المعلومات والاتصالات

 

إدارة مكتب رئيس الجامعة :

مادة (6) تعتبر إدارة مكتب رئيس الجامعة المستوى الإداري:

1.         تنظيم أعمال مكتب رئيس الجامعة بالصورة المؤدية إلى تيسير العمل وسرعة الانجاز 

2.         تنظيم الأرشيف الخاص برئاسة الجامعة وفق أسس علمية مع توفير كافة المعلومات والبيانات وكافة الوثائق اللازمة بالاستعانة بانظمة الحاسب الآلي عند المطابقة والتدقيق والمراجعة قبل عرضها على رئيس الجامعة أو تعميدها .

3.         توزيع ما يحيله رئيس الجامعة من المواضيع على الجهات المعنية ومتابعة تنفيذها وكذا توفير المتطلبات اللازمة لرئاسة الجامعة و إدارة البريد العام وذلك ووضع آلية لعملية استلامه وتوزيعه والإشراف على تنفيذ هذا النظام بعد أقراره من المدير العام .

4.         إعداد المواد الإعلامية المتعلقة بالجامعة ومتابعة ما ينشر في وسائل الإعلام المختلفة عن الجامعة ورفع تقرير عنه وما يلزم لذلك من ردود مع تقديم الخطط المتعلقة بالنشاط الإعلامي للجامعة وتنفيذها بعد إقرارها من المدير العام – مع إجراء الأرشفة الإعلامية اللازمة .

5.         ترتيب ( استقبال – توديع – استضافة) بالتنسيق مع الإدارة المختصة من وفود رسمية بوضع برامج مناسبة لزياراتهم وانجاز معاملات السفر (جوازات – تأشيرات – وداع – استقبال) خاصة بالوفود الرسمية المكلفة بتمثيل الجامعة بالخارج .

6.         ترتيب الحفلات التي تقيمها رئاسة الجامعة في المناسبات المختلفة .

7.         تنسيق وترتيب المواعيد والمقابلات لرئيس الجامعة والجهات الأخرى وتأمين اتصالات رئيس الجامعة والمدير العام .

8.         رفع التقارير الدورية اللازمة إلى المدير العام عن الإدارة وآفاق تطورها .

9.         أي اختصاصات أو مهام أخرى تكلف بها الادارة من قبل المدير العام تتوافق وطبيعة عملها .

مادة (7) : تتكون إدارة مكتب رئيس الجامعة من الأقسام التالية :

‌أ.       قسم الاستعلامات والقيد .

‌ب.   قسم الأرشيف .

‌ج.   قسم المراجعة والتدقيق .

‌د.      قسم البريد .

‌ه.      قسم التنسيق والمتابعة .

 

 

‌أ.قسم الاستعلامات والقيد .

مادة (8) : يمارس قسم الاستعلامات والقيد المهام والاختصاصات التالية :

1.             استقبال واستلام جميع المعاملات المقدمة الى رئيس الجامعة وقيدها في سجلات الوارد  الخاصة بالقسم ويعطي المسلم سند استلام بريد وارد إلى مكتب رئيس الجامعة يوضح  الاسم / الجهة / رقم الوارد / تاريخ الاستلام / تاريخ التسليم  .

2.            لاتسلم المعاملات ألا بموجب إرجاع الاستلامات إلى المختص .

3.            تشييك ما يحتويه ملف البريد يومياً عند تسليمه للمراسل وعند استلامه بعد عرضه على رئيس الجامعة ضماناً لعدم ضياع أو فقدان أي معاملة أو وثيقة .                                    

4.            اخطار مدير الادارة في حالة عدم رجوع أي معاملة في الموعد المحدد.

5.            الاحتفاظ بجميع المعاملات والوثائق التي لم يستلمها أصحابها في المواعيد المحددة وفق آلية تضمن حفظها وأرشفتها .                                                             

6.            العمل على توفير جميع البيانات والمعلومات والمتطلبات اللازمة التي قد يتطلبها رئيس الجامعة أو المدير العام او مدير الإدارة في أي وقت وبصورة سريعة  فيما يخص مهام القسم .

7.            العمل على تأمين الاتصالات التلفونية الخاصة برئيس الجامعة  ( من خلال التحويلة ) .

8.            تقديم التقارير الدورية اللازمة إلى مدير الإدارة عن القسم وآفاق تطوره .

9.            أي اختصاصات اخرى يكلف بها القسم من قبل مدير الإدارة وتتوافق وطبيعة عمله 

 

 

ب - قسم الأرشيف :

مادة (9) يمارس قسم الأرشيف المهام والاختصاصات التالية :

1.            أرشفة وحفظ  الوثائق الواردة التي يجب حفظها وأرشفتها حسب أهميتها من الجهات الأخرى بعد تحويلها من رئيس الجامعة وختمها بختم الوارد العام وتوزيعها على الجهات  المعنية .                                                                                              

2.            أرشفة الوثائق في الملفات الخاصة بكل وثيقة وتسجيلها في السجلات الخاصة بها ووفق الرموز المحددة .

3.            عدم تزويد أي جهة من داخل أو خارج الجامعة أو أي شخص مهما يكن شأنه بأي وثيقة ما لم يكن ذلك بموافقة مكتوبة من مدير الإدارة والمدير العام ورئيس الجامعة .

4.            فتح ملفات جديدة في حالة عدم اتساع الملفات القديمة للوثائق الجديدة وترحيل الملفات السابقة الى الأرشيف المركزي  الخاص بمكتب رئيس الجامعة .

5.            العمل على تنظيم الأرشيف أولاً بأول بما يضمن توزيع ووضع أي وثيقة في الملف المخصص لذلك .

6.            إخطار المدير العام ومدير الإدارة في حالة أنة من الضروري التخلص من وثائق قديمة يجب أتلافها وأنها ليست ذات أهمية وقد لا يمكن احتياجها في المستقبل ومن ثم يتم إتلافها في محضر بعد موافقة رئيس الجامعة وذلك بعد تسجيلها في  سجلات بما يضمن توثيقها .

7.            تقديم التقارير الدورية اللازمة إلى مدير الإدارة عن القسم وآفاق تطوره .

8.            أي اختصاصات أخرى يكلف بها القسم من قبل مدير الإدارة وتتوافق وطبيعة عمله .

 

 

ج - قسم المراجعة والتدقيق :

مادة (10) يمارس قسم المراجعة والتدقيق  المهام والاختصاصات التالية :

1.            العمل على توفير وتجميع السجلات والوثائق والبيانات الرسمية اللازمة  – كمرجعية للمطابقة والتدقيق – وفي حالة عدم وجود الوثائق اللازمة لقانونية الطلب سوى وثيقة أو غير ذلك يقدم اعتذار خطي لمقدم الطلب مع توضيح مبررات عدم استكمال الإجراءات .

2.            المراجعة والتدقيق على الوثائق الخاصة بالطلاب والتأكد من مدى صحتها من خلال البيانات والمعلومات سواء كانت عن طريق الحاسب الآلي او أي كشوفات
 أو سجلات تثبت صحة ذلك .

3.            المراجعة والتدقيق على الوثائق الخاصة بالطلاب والتأكد من مدى صحتها فيما يخص الوثائق الممنوحة باللغة الأجنبية بالتنسيق مع قسم الترجمة بإدارة نظم المعلومات ولجنة المعادلات بالجامعة .

4.            المطابقة والتدقيق والتوثيق لكل ما يرد الى رئيس الجامعة قبل عرضه على رئيس الجامعة بما يضمن صحتها من خلال الاوليات  التى تضمن صحة وقانونية الطلب .

5.            العمل على توفير جميع السجلات والكشوفات والبيانات الرسمية اللازمة كمرجع للمطابقة والتدقيق.

6.            تقديم التقارير الدورية اللازمة إلى مدير الإدارة عن القسم وآفاق تطوره .

7.            أي اختصاصات اخرى يكلف بها القسم من قبل مدير الإدارة وتتوافق وطبيعة عمله

 

د- قسم البريد :

مادة (11) يمارس قسم البريد  المهام والاختصاصات التالية :

1.            استلام الرسائل المرسلة عبر بريد الجامعة ومن ثم القيام بتوزيعه على الجهات المعنية بموجب كشف يتم التوقيع على استلامه .

2.            العمل على تقديم البريد الخاص والعام لرئيس الجامعة  أولاً باول .

3.            نقل الوثائق والمراسلات بوسائل مضمونة وفي ظروف مغلقة ووضع العلامة المميزة لها لمعرفة اهميتها مع ختم حوافي أغلاف الظروف .

4.            الإعلان لجميع منتسبي الجامعة بالاشتراك بصندوق بريد خاص .

5.            تقديم التقارير الدورية اللازمة إلى مدير الإدارة عن القسم وآفاق تطوره .

6.            أي اختصاصات اخرى يكلف بها القسم من قبل مدير الإدارة وتتوافق وطبيعة عمله

 

 

ه - قسم التنسيق والمتابعة :

مادة (12) يمارس قسم التنسيق والمتابعة المهام والاختصاصات التالية :

1.            توزيع كل ما يحال إلى المعنيين بقطاعات الجامعة من مذكرات ورسائل وتوجيهات وتعاميم وغيرها أولاً بأول بتخصيص ملف متحرك للمعاملات ( يسمى الملف اليومي ) مع تكليف موظف يختص بذلك يكون ارتباطه  بجميع القطاعات داخل الجامعة لغرض متابعة إكمال إجراءات تلك المعاملات ضماناً لعدم التباطؤ في انجازها .

2.            متابعة الجهات أو المعنيين بالتنفيذ ورفع تقرير أسبوعي بما تم تنفيذه وما لم ينفذ إلى مديرا الإدارة ومن ثم إلى المدير العام و رئيس الجامعة .

3.            تنظيم وتنسيق المواعيد والمقابلات لرئيس الجامعة وتحديد المواعيد بشأنها .

4.            العمل على تقديم مذكرة يومية الى رئيس الجامعة تتضمن التذكير بالمواعيد وأية ملاحظات اخرى تتعلق بالعمل .

5.            ترتيب الحفلات التى تقيمها رئاسة الجامعة في المناسبات المختلفة  ( بالتنسيق مع المعنيين بالإدارة المختصة ) .

6.            الاحتفاظ بتاريخ وأرقام الوثائق وبياناتها والجهات المسلمة لها في ديوان الجامعة .

7.            ترتيب ( استقبال – توديع – استضافة ) بالتنسيق مع الإدارة المختصة من وفود رسمية وضع برامج مناسبة لزيارتهم وانجاز معاملات السفر ( جوازات - تأشيرات – وداع – استقبال ) خاصة بالوفود الرسمية المكلفة بتمثيل الجامعة بالخارج .

8.            تقديم التقارير الدورية اللازمة إلى مدير الإدارة عن القسم وآفاق تطوره .

9.            أي اختصاصات اخرى يكلف بها القسم من قبل مدير الإدارة وتتوافق وطبيعة عمله  




-------------------------

مكتب رئيس الجامعة

مكتب رئيس الجامعة المزيد

السكرتارية والمحفوظات

السكرتارية والمحفوظات المزيد

أمانة شئون مجلس الجامعة

أمانة شئون مجلس الجامعة المزيد

نظم المعلومات والاتصالات

نظم المعلومات والاتصالات المزيد

كلمة رئيس الجامعة

كلمة رئيس الجامعة المزيد